Digitales Dokumentenmanagement als Teamprojekt. Wie können wir unsere digitalen Ablagen gewinnbringend organisieren?

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind ein Quantensprung für die Zusammenarbeit und Kommunikation in Verwaltungen. Zumindest sollte es so sein. Teuer genug ist die Software. Der Einführungsaufwand ist auch nicht zu verachten. 

Die Erfahrung zeigt oft genug ein anderes Bild. Die Einführung kommt für die Nutzer*innen eher überfallartig und oft zeigt sich, das neue System trägt unverkennbar Züge der „alten“ Papierwelt und bringt deswegen bei Weitem nicht die versprochenen Vorteile. 

Was tun? Wie kann man sich als Team, als Mitarbeiter*in oder als Führungskraft eines Teams auf den Umstieg vorbereiten. Worauf muss man beim Umstieg achten? Wie kann man die Vorteile eines DMS für sich und das Team aktivieren? Was tun, wenn das System schon eingeführt ist – gibt es trotzdem Verbesserungsmöglichkeiten?

Der Vortrag beschäftigt sich praxisnah mit diesen und weiteren Fragen wie beispielsweise:

• Die Ablage als Teamprojekt
• Was sind die eigentlichen Neuerung durch ein DMS? Welche hilfreichen Vorteile bieten die Systeme?
• Welche Aktenpläne gibt es und welche Möglichkeiten bieten sie?
• Zusammenhang von Akte – Vorgang – Dokument  
• Vorgangsdokumente und Wissensdokumente. Was ist der Unter­schied und wie unterscheidet sich die Ablage?
• Win-win-Effekte für Mitarbeitende und Führungskräfte 

Für die Teilnehmenden besteht die Möglichkeit, konkrete Fragen einzubringen.