Von der Windowsablage zum Dokumentenmanagementsystem (DMS) - Erfolgsfaktoren für den Umstieg

Die Arbeit in öffentlichen Verwaltungen erfolgt auf Basis von Dokumenten. Ein Allgemeinplatz und gleichzeitig eine wichtige Feststellung. Sie erklärt, warum der Umstieg auf ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) immer ein Thema von zentraler Bedeutung ist. 

In allen Verwaltungen gibt es sie noch, die Papierdokument. Und oft stehen noch Handakten in Papierform in den Aktenschränken der Mitarbeitenden. Gleichzeitig wird selbstverständlich mit elektronischen Dokumenten gearbeitet, die in der Regel auf einer Windowsablage gespeichert und via E-Mail verteilt werden. Das sieht elektronisch und fortschrittlich aus. Das zugrunde liegende Denken ist aber häufig noch in der Papierwelt verankert.

Der zentrale Erfolgsfaktor für die Einführung von Dokumentenmanagementsystemen ist, sich von dieser gedanklichen Papierwelt zu lösen. Wenn das gut gelingt, kann aus den sehr teuren und aufwendigen Dokumentmanagementsystemen etwas werden, was ihr zentrales Versprechen einlöst. Nämlich ein viel leichterer, effizienter und arbeitssparender Umgang mit Dokumenten für alle Beteiligte. 

Im Vortrag wird beleuchtet, wie dieser Übergang so gestaltet werden kann, dass der gewünschte Effekt auch eintritt. Worauf muss man achten und welche Methoden helfen? Wie kann man die Mitarbeiten nicht nur Beteiligen, sondern mitgestalten lassen. Es wird auch aufgezeigt, was man tun kann, wenn ein DMS bereits eingeführt wurde, aber nicht wie gewünscht funktioniert oder benutzt wird.